PowerPointで業務フロー図を作る方法。
箱と矢印の手作業を減らす3つのコツ

PowerPointは報告・説明用の業務フローを整えるには便利ですが、工程追加や担当変更のたびに図形と矢印を直す作業が発生します。小規模なフローはPowerPoint、更新頻度が高いフローは業務一覧を正本にして自動生成、と使い分けると効率的です。

1. 最初に担当者・部署をスイムレーンへ分ける

業務フローでは「何をするか」だけでなく「誰がするか」を同時に見せる必要があります。PowerPoint上で担当者・部署ごとのレーンを先に決め、その中に工程を置くと、部門間の受け渡しや承認ポイントを読み取りやすくなります。

2. 図を描く前に、業務一覧をExcelやCSVで持つ

処理ID、担当者、処理内容、処理種別、次の処理IDを表で管理しておくと、フローの修正時に「どの箱を直すべきか」を追跡しやすくなります。PowerPointだけを正本にすると、工程追加や順序変更のたびに配置調整が必要です。

3. 更新が多いなら「一覧→図」の順序にする

業務設計や要件定義では、初版より修正版を作る回数の方が多くなりがちです。業務一覧を更新し、その一覧からフローを再生成する方式なら、PowerPoint上で一つずつ箱を移動する作業を減らせます。生成したSVGやPNGを最終的にPowerPointへ貼る方法も実務上扱いやすい選択肢です。

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